Трудові книжки пенсіонерів: чому роботодавцям радять перестрахуватися

Процес оцифрування трудових книжок в Україні триває, і хоча дедлайн встановлено на 10 червня 2026 року, у роботодавців досі виникають питання щодо окремих категорій працівників. Найбільш дискусійними залишаються питання щодо працюючих пенсіонерів та співробітників, чий стаж розпочався після 2004 року.

Відповіді на ці питання надали експерти кадрової платформи Kadroland.

Чи сканувати трудову книжку працюючого пенсіонера

Головна редакторка Kadroland Людмила Смердова зазначає, що у Порядку ПФУ № 11-1, який регулює подання відомостей, немає чіткої вказівки щодо (не)сканування документів працівників, які вже вийшли на пенсію. Це спричинило появу двох протилежних позицій.

Згідно з першою позицією, яку підтримує Федерація профспілок України, сканувати такі документи не потрібно. Логіка проста: при призначенні пенсії паперова трудова книжка вже була опрацьована, відсканована, і на її основі сформована пенсійна справа.

"У даному випадку оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки працюючим пенсіонерам всі дані про їхній стаж роботи до моменту призначення пенсії чи проведення перерахунку... вже враховано", – цитує позицію профспілок експертка.

Проте існує й інша позиція, яку озвучують деякі регіональні управління Пенсійного фонду. Вони наполягають на тому, що трудові книжки пенсіонерів все ж підлягають завантаженню на портал ПФУ, за винятком випадків, коли пенсія була призначена вже в еру повного електронного обігу (після 2021 року).

Працівники зі стажем з 2004 року: чи потрібен скан

Ще одна неоднозначна ситуація стосується працівників, чия трудова діяльність розпочалася після 1 січня 2004 року. Теоретично, дані про їхній стаж вже містяться у Державному реєстрі застрахованих осіб, і витяг з ЕТК (електронної трудової книжки) відображає всі періоди роботи.

Однак експерти радять не покладатися виключно на автоматизацію.

"Пенсійники не бачать непідтверджений сканами стаж у своїй внутрішній системі, а ще нормативка не містить виключень щодо оцифрування", – підкреслює Людмила Смердова.

Тому "обережна" позиція для роботодавця – все ж подати сканкопії або дочекатися додаткових роз'яснень від держорганів.

Що робити роботодавцю

Експерти заспокоюють: навіть якщо оцифрування не відбудеться до дедлайну (червень 2026 року), це не призведе до втрати страхового стажу, оскільки до 2004 року основним документом залишається паперова трудова книжка.

Найбільш безпечний варіант для роботодавця у спірних ситуаціях – порадити працівнику-пенсіонеру особисто звернутися до відділення ПФУ, де йому призначали пенсію, для уточнення необхідності повторного сканування.

"Подавати скани трудових працівників-пенсіонерів до Пенсійного фонду не потрібно, оскільки за ними вже сформовані пенсійні справи. Якщо така позиція викликає занепокоєння, рекомендуємо звернутися до Пенсійного фонду", – резюмувала експертка.