Пенсійний фонд пояснив, що робити з трудовими книжками після оцифрування

Україна поступово впроваджує електронні трудові книжки. Пенсійний фонд підкреслює, що паперові версії документів після оцифрування залишаються чинними — їх необхідно зберігати, а роботодавець за бажанням працівника може продовжувати робити в них записи вручну.

Цифрова версія замість паперової

Електронна трудова книжка — це цифрова форма звичайної, де зберігається інформація про трудову діяльність, страховий стаж та сплачені внески. Процес оцифрування розпочався у 2021 році, завершити його потрібно до 10 червня 2026 року.

Працівники можуть переглянути свої дані в особистому кабінеті на сайті Пенсійного фонду. Якщо деякі записи відсутні, їх можна додати самостійно — завантаживши скан паперової книжки або інших документів, що підтверджують стаж (довідки, накази, дипломи, військовий квиток тощо).

Що робити з паперовою книжкою

Після оцифрування паперовий примірник залишається у власника. Його не вилучають і не знищують. Якщо працівник бажає, роботодавець може продовжувати робити в ньому записи — наприклад, про прийняття на роботу, переведення чи звільнення.

Роботодавці, у свою чергу, повинні надсилати до Пенсійного фонду відскановані копії трудових документів працівників через електронний кабінет страхувальника. Це необхідно для автоматичного внесення інформації до електронної системи обліку.

Навіщо це потрібно

Мета переходу — спростити облік трудової діяльності, прискорити розрахунок пенсій і скоротити кількість бюрократичних процедур. Електронний формат також гарантує збереження даних і можливість доступу до них у будь-який час без ризику втрати чи пошкодження паперового документа.

Перевірте свої дані вже зараз

ПФУ рекомендує кожному працівнику увійти до особистого кабінету на порталі portal.pfu.gov.ua, переконатися, що трудова книжка оцифрована, і за потреби завантажити відсутні записи.

До 2026 року паперова книжка функціонуватиме паралельно з електронною, але поступово саме електронна версія стане єдиним офіційним джерелом інформації про трудовий стаж.