Как диджитализация повлияла на архивное дело в Херсонской области

Для многих рядовых граждан работа архивов является загадочным явлением. А между тем эти учреждения хранят огромный пласт информации. Только в государственном архиве Херсонской области — 870 тысяч наименований единиц хранения. Документами активно пользуются посетители читального зала: учителя, краеведы, ученые.

Чтобы идти в ногу с техническим прогрессом, архив присоединился к общеукраинской волне диджитализации (цифровой трансформации).

В частности, директор архива Ирина Лопушинская говорит, что диджитализация процессов имеет целью перевод в электронный вид как документов, так и описаний архивных фондов. Этот объем информации предоставляется пользователям в первую очередь, поэтому требует быстрой обработки.

Оцифровка описаний началась в 2019 году и продолжается и до сих пор. Сейчас есть более 4000 тысяч описаний фондов документов дореволюционных, советских и партийных, из которых 1500 уже оцифрованы, а 600 выложены на сайт Госархива, с ними можно ознакомиться здесь.

Сейчас ни один другой архив в области, кроме Херсонского областного, не занимается оцифровкой документов. Это связано с разными причинами.

Государственный архив области хранит документы Национального архивного фонда с постоянным сроком хранения. Доступ к ним является свободным. Единственное ограничение – это персональные данные, содержащиеся в архивных документах. В архивных отделах РГА значительная часть документов НАФ содержит много персональных данных и еще добавляется неудовлетворительное состояние материально-технической базы районных архивов и их финансирования.

Обслуживание пользователей ускорилось. Находясь дома, можно просто просмотреть необходимые описания, заполнить бланк и отправить по почте. Есть моменты, когда люди просят оцифровать конкретное описание и выставить на сайт и уже потом решают, нужно ли им ехать работать в читальном зале, или нет. Архив также принимает запросы по электронной почте. Это экономит кучу времени как пользователям архива, так и архивистам.

Ирина указывает, что наибольшим спросом пользуются документы, содержащие генеалогический характер — ревизские сказки, метрические книги различных религиозных конфессий. Их электронные копии оцифрованы на 60 % от общего количества. Сейчас оцифрованы метрические книги церкви Геническа, Херсона, Екатерининского собора г. Херсона, лютеранского прихода Кронау. Продолжается оцифровка метрических книг церквей города Херсона, церквей населенных пунктов Днепровского уезда и тому подобное.

Кроме этого, в первую очередь оцифровываются документы, касающиеся репрессированных лиц, фильтрационные дела. Долгое время законом эти документы были запрещено предоставлять в свободный доступ. Отныне грифы ограничения сняты, и у людей есть уникальная возможность найти генеалогию (имущественное положение, состав семьи, национальность, место жительства) в цифровых копиях.

В читальном зале обустроили 4 автоматизированных места для пользователей, которые могут работать с оцифрованными документами на компьютерах. Бывают случаи, когда люди заказывают одно и то же дело, и не ждут, когда один закончит, а работают одновременно. Благодаря электронной версии, бумажная имеет шанс просуществовать дольше. Хранителю фондов не нужно каждый раз проверять наличие всех листов в деле, фиксировать акт проверки. Это значительно упрощает работу и качественно повышает эффективность работников.

По словам читателя Виктора Александровича, который не первый год работает над установлением генеалогии своего рода, работать с электронными копиями гораздо удобнее. Будучи в почтенном возрасте, читать бумажные записи, особенно от руки трудно. Компьютер же позволяет увеличить изображение и расшифровать сообщение.

Виктор Александрович в поисках родни.

Конечным этапом в оцифровке документов является выкладка на сайт, но учитывая значительные объемы копий, это происходит в несколько приемов, что и тормозит сам процесс.

Очень часто, люди, не понимая сложности процесса, требуют немедленной оцифровки конкретного дела. Работники стараются как можно быстрее переводить документы в электронные копии, но реагировать на подобные нужды не хватает возможностей.

Над оцифровкой работает два архивиста на сканерах нового поколения “Czur”. Всего за несколько секунд это техническое чудо сканирует и загружает документ на компьютер в Word, PDF или TIFF. Еще несколько лет назад архивные работники даже не мечтали о таком устройстве.

Для поддержания связи с аудиторией архивисты создали страницу архива в соцсети Фейсбук. Все желающие могут узнать новости архива, задать квалифицированные вопросы, прочитать интересные малоизвестные документы.

Фейсбук позволяет печатать тематические подборки документов – фотографии, переписка, отчеты, карты, планы с самого начала основания города Херсона, заселение края.

Ирина видит в диджитализации положительные сдвиги в работе архивов, поэтому планирует привлекать к этому процессу большее количество работников и проводить обучение по цифровой грамотности.

"Вгору"