Ключевые особенности аренды офисных помещений и их разновидности

В ряде ситуаций может возникнуть необходимость переезда в новый офис, однако в большинстве случаев главной причиной является несоответствие помещения определенным требованиям. Во избежание конфликтов с собственником и непредвиденных финансовых расходов важно учесть несколько принципиальных моментов, рассмотрению которых посвящен данный обзор.

Разновидности офисных помещений

Арендовать помещение можно с привлечением профессионального риелтора или самостоятельно. Главное преимущество первого способа — специалист, осведомленный о последних событиях в мире недвижимости и правилах ценообразования на рынке может предложить внушительный выбор вариантов, среди которых можно подобрать наиболее оптимальный офис в аренду.

Офисные помещения для аренды условно можно разделить на 5 типов:

• A – наиболее дорогостоящий вариант, помещения расположены в элитных постройках или бизнес-центрах;
• B — категория помещений, включающая здания, эксплуатируемые более 5 лет и реконструированные объекты;
• C – идентичны помещениям категории B, однако размещены преимущественно в спальных районах или на окраинах;
• D – площади располагаются в НИИ, помещениях заводов, имеют низкую стоимость аренды;
• E – полуразрушенные помещения, расположенные преимущественно в подвалах или на цокольных этажах.

Выбирать подходящий вариант нужно в соответствии с индивидуальными потребностями, стоимостью офиса, а также с учетом ряда специфических нюансов, которые должен знать каждый предприниматель.

Ключевые особенности аренды нового офиса

При переезде в новое помещение внушительный объем не является определяющим фактором для формирования комфортных условий. Для создания эффективного рабочего пространства важно оценить планировку будущего офиса, провести тестовую рассадку, определить возможность деятельности в открытом формате или в отдельных кабинетах. Несомненный плюс в данной ситуации— предложение собственником нескольких вариантов свободных помещений.

До заключения арендного договора важно обсудить с собственником помещения вопросы по отделке и перепланировке, зафиксировав их в окончательном варианте документа. В большинстве случаев офис необходимо оборудовать с учетом собственных потребностей, поэтому принципиальное значение приобретает решение двух вопросов — возможность предоставления арендных каникул и определение ответственных за обустройство помещения лиц.

Анализ инженерной инфраструктуры офиса необходим для определения его возможностей для эффективной работы коллектива. Важно выяснить, хватит ли мощностей помещения для размещения всех сотрудников вашей организации и поддержания здорового микроклимата в команде, проверить соответствие реальных и заявленных арендодателем характеристик инфраструктуры. Дополнительно стоит оценить возможности для перепланировки, так как действующие инженерные системы в помещении не всегда позволят выполнить ее. Требуемые технические условия также должны быть зафиксированы в договоре на аренду.

Дополнительно в нем прописываются арендная ставка, порядок выполнения денежных переводов и размер налога на добавленную стоимость; устанавливаются штрафные сборы за его досрочное расторжение и просрочку обязательных платежей. Важно достичь договоренности и документального закрепления вопроса о «естественном износе» помещения, так как арендодатель может предъявить претензии арендатору, обязав его ремонтировать офис с целью возврата в первоначальное состояние.

Объем операционных затрат (OPEX) — дополнительный момент, требующий решения до момента заключения договора аренды. Необходимо выяснить наличие возможностей для заключения отдельных контрактов с частными охранными предприятиями, клининговыми фирмами и поставщиками услуг.

Досрочное расторжение договора может принести арендатору дополнительные проблемы, если в нем предусмотрен пункт о разрыве контракта в судебном порядке. В этом случае рекомендуется указать в договоре временной интервал, в течение которого необходимо предъявить уведомление о разрыве договора, а также установить размер штрафных санкций.

Обратите внимание! Арендодатель в таком случае может оставить обеспечительный платеж, однако сумму можно уменьшить или исключить из документа.

При оформлении договора в нем прописываются срок и его условия, указывается площадь и план помещения, расположение на поэтажном плане, кадастровый номер.

Комфорт и производительность коллектива

При выборе арендного офисного помещения важно учесть наличие инфраструктуры, которая может стать дополнительным подспорьем к обеспечению комфорта сотрудников. В свою очередь, благоприятные условия работы будут способствовать повышению эффективности труда, что положительно скажется на бизнесе.

К примеру, дополнительные удобства в виде корпоративных автобусов от ближайшей железнодорожной платформы или станции метрополитена, зон отдыха и фитнес-центров, парковки в непосредственной близости от офиса, позволят увеличить производительность рабочего процесса и удовлетворенность сотрудников своей деятельностью. Инфраструктура арендуемого офиса обязательно должна включать столовую или кафе.